November 18, 2020 By zuriesker.info 0

Bukti Pengiriman dan Logistik

Ini harus menjadi skenario bisnis yang lugas: memastikan bahwa dokumentasi pengiriman dari pemasok atau pengangkut sesuai dengan dokumentasi di tujuan target.

Namun hidup ini jarang berjalan dengan mudah, dan jika masalah memang muncul, waktu penyelesaian pesanan dan arus kas pasti akan terganggu sebagai hasilnya.

Membuat dokumen cocok

Dokumen yang terlibat biasanya Pengiriman Layanan mencakup catatan pengiriman yang dibuat oleh pemasok produk atau penyedia logistik. Nasabah mengambil kiriman dan melakukan konfirmasi barang diterima dengan menandatangani nota pengiriman yang menjadi bukti pengiriman (PoD). Ketika barang yang dikirim sudah diterima, pelanggan juga dapat menggunakan dokumentasi pengiriman sendiri, yang disebut dengan Goods Received Note (GRN).

Masalah utamanya adalah mencocokkan Jasa Cargo Makassar dan Balikpapan Murah GRN pelanggan dan catatan pengiriman pemasok. Ini memastikan bahwa pemasok dapat mengajukan faktur yang akurat dan tepat waktu untuk barang yang dikirim dan diterima.

Ini penting untuk menyelesaikan seluruh proses. Menaikkan faktur yang salah untuk barang yang dikirim yang mungkin berbeda dari deskripsi barang yang diterima oleh pelanggan, akan mengakibatkan penundaan pembayaran – hari debitur yang diperpanjang – dan arus kas yang merugikan.

Ambil contoh tipikal. Seorang pelanggan mengambil pesanan dari pemasoknya yang kemudian dikirim dengan catatan pengiriman pemasok. Pelanggan mengambil kiriman dan melakukan konfirmasi bahwa barang telah diterima dengan menandatangani nota pengiriman. Catatan ini kemudian menjadi PoD. Dalam hal ini, transaksinya sudah mudah.

Namun masalah muncul jika komplikasi berikut ditambahkan ke persamaan:

o Barang yang dikirimkan ditemukan rusak. Pelanggan hanya akan menerima pengiriman barang dalam kondisi yang memuaskan, dan hal ini dicantumkan di PoD.

o Barang yang dikirim diterima oleh pelanggan, tetapi dia menggunakan dokumentasi pengiriman internal atau GRN sendiri. Ini perlu dicocokkan dengan catatan pengiriman pemasok. Situasinya semakin rumit ketika pelanggan menggunakan kode produk internalnya sendiri, dan / atau barang dikirim dalam beberapa pengiriman.

Dalam kedua kasus ini, pengiriman aktual harus disesuaikan dengan faktur penjualan keluar. Jika ada perbedaan, periode kredit normal 30 hari dapat menyeret keluar ke siklus debitur yang panjang di mana pelanggan tidak akan membayar barang yang dikirim hingga faktur yang benar telah dinaikkan. Ini dapat mengubah periode normal 30 hari menjadi 90 hari atau lebih.

Bagaimana sistem komputerisasi dapat membuat prosesnya bebas masalah

TokOpen adalah program yang digunakan oleh pemasok utama produk susu di Inggris. Ketergantungan yang berkurang pada potongan kertas fisik memungkinkan lebih banyak fleksibilitas dan pengurangan masalah pengiriman.

Ketika pesanan penjualan diterima dari pelanggan, catatan pengiriman dicetak dan secara otomatis diambil dan diunggah ke pusat data TokOpen perusahaan. Di sini mereka dicetak dari AS400 Warehouse Management System. Folder unik secara otomatis dibuat di TokOpen, tempat dokumen disimpan dan diindeks oleh detail pengirimannya.

Barang yang dipesan dikirimkan dengan satu kendaraan atau dalam beberapa pengiriman, sebagaimana berlaku. Catatan pengiriman ditandatangani, dengan komentar tulisan tangan disisipkan jika terjadi perbedaan.

Dokumen yang ditandatangani ini kemudian dikembalikan ke salah satu dari 20 depo perusahaan di seluruh negeri, di mana dokumen tersebut dipindai oleh staf depo. Pada titik ini dokumen secara otomatis diindeks dan diunggah ke pusat data TokOpen di mana mereka disimpan bersama catatan pengiriman asli yang sesuai di folder yang sesuai. Jika perbedaan ditunjukkan pada catatan pengiriman yang dipindai, ini secara otomatis memicu peringatan untuk diselidiki oleh distribusi agen layanan pelanggan.

Jika perlu, faktur dapat diubah sebelum faktur penjualan dikeluarkan. Ini harus dilakukan dalam waktu 72 jam setelah pengiriman. Semua akses dokumen, alur kerja, dan investigasi dilakukan menggunakan browser Web standar, yang memastikan bahwa sistem dapat digunakan dengan cepat dengan biaya administrasi minimal.

Jika GRN milik pelanggan diterima, GRN tersebut dipindai dan dibaca secara otomatis, mencocokkan item baris pengiriman dengan item yang sesuai dari catatan pengiriman. Sistem ini fleksibel dan memungkinkan hubungan ‘banyak ke banyak’ – lebih dari satu catatan pengiriman yang terkait dengan lebih dari satu GRN untuk satu pesanan pelanggan.

Prosesnya semakin rumit karena pelanggan menggunakan kode produk yang berbeda untuk barang yang dikirim, dan dokumen dikembalikan pada waktu yang berbeda. Sistem secara otomatis menggabungkan proses ini dan mencocokkan dokumen dan item baris yang berbeda dengan pesanan asli. Semua dokumen yang berkaitan dengan pesanan disimpan berdampingan satu sama lain dalam satu folder pengiriman di pusat data.

Jika terjadi ketidaksesuaian, agen layanan pelanggan secara otomatis diberi tahu dan diinstruksikan untuk menyelidiki situasi tersebut dan mengubah faktur. Dokumen lain, termasuk klaim dari pelanggan atas barang yang rusak, juga dipindai ke folder pengiriman yang relevan.

Mengubah pengejaran kertas menjadi aliran dokumen online

Alur Kerja TokOpen digunakan untuk mengelola transaksi dan melakukan penyesuaian pada sistem perusahaan. Ini mengurangi kebutuhan akan dokumen cetak, dan mengubah pengejaran kertas tradisional menjadi aliran dokumen online yang terkontrol.